Swisscom Magazin Fünf Effizienz-Tipps für Outlook

Outlook 2019 aus Office 365 ist ein mächtiges, aber auch etwas aufgeblasenes Kommunikationswerkzeug. Mit diesen fünf Tipps behalten Sie nicht nur die Übersicht, sondern verschicken E-Mails effizient mit Link statt Anhang.

Microsoft Outlook ist die Kommunikationszentrale aus Office 365 für E-Mails, Termine und Kontakte. Und leidet aufgrund der Funktionsfülle etwas an Unübersichtlichkeit. Mit diesen fünf Tipps sorgen Sie nicht nur für ordnende Farbe im Posteingang, sondern verschicken auch grosse Anhänge als reine Links, ohne den Posteingang des Empfängers zu verstopfen.

Outlook-Termin aus E-Mail erstellen

Wenn Sie ein E-Mail erhalten, das Sie in einen Termin umwandeln möchten, ziehen Sie das E-Mail einfach auf das Kalendersymbol in der linken unteren Ecke des Outlook-Fensters. Outlook wandelt die Post automatisch in einen Termin um. Der Inhalt des E-Mails wird dabei als Terminbeschreibung übernommen, was äusserst praktisch ist. Weniger praktisch ist dagegen, dass Outlook Datum und Uhrzeit nicht automatisch übernehmen kann. Sie müssen die Daten also von Hand eingeben.

Absender schnell zum Adressbuch hinzufügen

Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf den Absender eines E-Mails klicken, können Sie die Adresse direkt zu Ihrem Adressbuch hinzufügen. Dazu wählen Sie aus dem Kontextmenü «Zu Outlook-Kontakten hinzufügen». Im Adressfenster, das nun aufpoppt, können Sie den neuen Kontakt bei Bedarf um weitere Informationen ergänzen.

Mehr Übersicht im Posteingang

Standardmässig hebt Outlook ungelesene E-Mails farbig hervor. Sie können jedoch mithilfe der «Bedingten Formatierung», die Sie vielleicht aus Excel kennen, diese Hervorhebungen anpassen. Wählen Sie hierzu aus dem Menüband «Ansicht > Ansichtseinstellungen» und im Dialogfenster «Bedingte Formatierung». Hier können Sie nicht nur bestehende Formatierungen anpassen, sondern auch eigene Regeln hinzufügen.

Beispielsweise können Sie E-Mails von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern farblich anders kennzeichnen. Hierzu klicken Sie auf «Hinzufügen», um eine neue Regel zu erstellen. Diese heisst vorerst noch «Unbenannt». Klicken Sie nun auf «Bedingung …» um in diesem Beispiel im Feld «Von …» die Domain Ihres Unternehmens einzutragen, zum Beispiel «@swisscom.com».

Klicken Sie auf «Ok» und benennen Sie die Regel im Feld «Name». Über den «Schriftart …»-Knopf wählen Sie nun die passende Formatierung. Wenn Sie die bedingte Formatierung mit Mail-Regeln kombinieren, behalten Sie die Übersicht.

Grosse Anhänge in Outlook als Link verschicken

E-Mail ist immer noch die häufigste Form, um Informationen zu verschicken. Bei grossen Anhängen droht jedoch der Posteingang des Empfängers zu verstopfen. Wenn Sie einen Online-Speicher wie Microsoft OneDrive, OneDrive for Business oder Dropbox nutzen, können Sie statt des umfangreichen Dokuments einen Link darauf verschicken.

Das Vorgehen ist dasselbe, wie wenn Sie eine Datei direkt anhängen würden: Im E-Mail-Fenster von Outlook klicken Sie im Menüband «Nachricht» auf «Datei anfügen». Wählen Sie nun im Aufklappmenü «Webspeicherorte durchsuchen» Ihren Online-Speicher und dort die gewünschten Dokumente. Statt der Dateien fügt Outlook 2019 jedoch nur einen Link zur Datei ein, weshalb Sie unabhängig von der Dateigrösse ein schlankes E-Mail verschicken.

Mehrere Zeitzonen im Outlook-Kalender anzeigen

Wenn Sie häufig in andere Zeitzonen reisen oder einfach mit Geschäftspartnern zonenübergreifend zusammenarbeiten, können Sie im Outlook-Kalender weitere Zeitzonen anzeigen lassen. Hierzu klicken Sie in der (Arbeits-)Wochenansicht mit der rechten Maustaste oberhalb der Zeitspalte. Aus dem Aufklappmenü wählen Sie «Zeitzone ändern», worauf sich der «Optionen»-Dialog mit den Kalendereinstellungen öffnet. Unter dem Abschnitt «Zeitzonen» können Sie sich nun weitere Zeitzonen ergänzen. Fügen Sie eine Beschriftung hinzu, damit Sie nach dem Klick auf «Ok» in den Zeitspalten des Kalenders die verschiedenen Zeitzonen besser identifizieren können.

Die Outlook-Optionen finden Sie auch über «Datei > Optionen».

Dies ist ein Artikel aus dem Swisscom Magazin. Weitere finden Sie hier.

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OpenOffice vs. LibreOffice

LibreOffice und OpenOffice sind beides kostenlose Office-Suiten. 

Bild: DocumentFoundation/Apache

Sie sind die wohl wichtigste Alternative zu Microsoft Office, bei dem die Nutzung aller Programme inzwischen nur noch per teurem Einzelkauf oder monatlichem Abo möglich ist.

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Der Startbildschirm von LibreOffice konzentriert auf die zuletzt geöffneten Dokumente, neue Dateien lassen sich in der linken Spalte erstellen.

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Bei OpenOffice dreht sich beim Starten alles um neue Dokumente. Beide Office-Suiten bieten Programme für sechs Zwecke an: Textdokumente, Tabellen, Präsentationen, Datenbanken, Zeichnungen und mathematische Formeln.

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Das Zeichenprogramm heisst bei beiden Draw, hier die Variante von LibreOffice.

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Das Präsentationsprogramm heisst Impress, hier bei OpenOffice zu sehen.

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OpenOffice setzt auf eine klassische Benutzeroberfläche, wie sie alte Microsoft Office-Nutzer gewöhnt sind, mit den nötigen Icons in Leisten über dem Dokument.

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LibreOffice bietet diese Benutzerfläche auch an, hat aber optional auch noch andere Ansichten zur Auswahl. Hier etwa mit verschiedenen Tabs, ähnlich der Ribbon-Ansicht auf neueren Microsoft Office-Version.

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Standardmässig speichern die Office-Suiten Dokumenten in ihrem eigenen, offenen Dateiformat. LibreOffice ist auch mit den neusten Microsoft Office-Dateinformaten kompatibel und kann diese lesen und speichern.

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OpenOffice kommt nur mit älteren Microsoft Office-Dokumenten klar. Das hat einen einfachen Grund: Die Entwicklung von OpenOffice steht seit knapp vier Jahren quasi still.

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Um die Ursache dafür zu erklären, muss man noch mehr zurückblicken. OpenOffice entstand 2001 aus dem kommerziellen Produkt StarOffice und wurde als freie Software von einer Gemeinschaft von Freiwilligen entwickelt. Federführend war jedoch StarOffice-Macher Sun Microsystems. 

Bild: Keystone

Sun wurde in 2010 von Oracle übernommen. Danach brach das Verhältnis mit den meisten freiwilligen Entwicklern aufgrund von Meinungsverschiedenen über die Zukunft den Projekt zusammen. Sie spalteten sich ab und starteten LibreOffice.

Bild: Keystone

LibreOffice wird regelmässig mit neuen Features ausgestattet und Bugs werden relativ schnell behoben.

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OpenOffice wurde von Oracle an die Apache Foundation übergeben und fungierte ab dann unter dem Namen Apache OpenOffice. Seit 2015 gibt es bei OpenOffice keine neue Features mehr, das letzte Sicherheitsupdate stammt aus dem November 2018. Im Februar 2019 wurde eine Sicherheitslücke in OpenOffice entdeckt — diese wurde bis heute nicht geschlossen.

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Fazit: Es gibt keinen guten Grund, warum man heute noch OpenOffice statt Libreoffice nutzen sollte. OpenOffice ist quasi so, wie es LibreOffice vor vielen Jahren mal war. Letzteres ist in quasi allen Punkten überlegen. Und die Tatsache, dass für OpenOffice nicht mal mehr kritische Sicherheitsupdate zur Verfügung gestellt werden, sollte das Programm ganz alleine disqualifizieren.

Bild: Document Foundation