18.04.2017 - 09:37

Microsoft Word: Einfache Tricks für besseres Arbeiten

von Felix Raymann, Redaktor
 

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Da macht Microsofts Programm ja fast schon Spass: Mit ein paar einfachen Tricks können Sie die tägliche Arbeit mit Word vereinfachen – und sogar deutlich beschleunigen.

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Die erste Version des Textprogramm kam gemäss Wikipedia 1983 auf den Markt. Im Vergleich zur damaligen Ausgabe ist die heutige Software um ein vielfaches komplexer. Es gibt fast nichts, was man mit Word nicht machen kann. Und das kann zum Problem werden: Man sucht immer wieder die dieselben Funktionen oder nervt sich über umständliche Befehle. Wir zeigen in der Bildergalerie und nachfolgend Tricks, welche die Arbeit einfacher machen - und Ihre Nerven schonen.

Automatisch Sicherungskopien erstellen

Verloren gegangene Dokumente sind ein Ärgernis. Egal, ob sie aus Versehen gelöscht oder aus unbekannten Gründen plötzlich unauffindbar sind: Ist eine Sicherungskopie vorhanden, kann man jederzeit darauf zurückgreifen. Um von jedem Dokument automatisch eine solche Kopie zu erstellen, wählt man unter «Datei» -> «Optionen» «Erweitert» beim Abschnitt «Speichern» die Funktion «Immer Sicherungskopie erstellen».

Tastatur-Shortcuts von Microsoft benutzen...

Wesentlich mehr Komfort bringen Tastaturkombinationen (Tastaturkürzel, Shortcuts), mit denen sich oft gebrauchte Befehle ausführen lassen, anstatt sie im Menu umständlich suchen zu müssen. Eine Sammlung der wichtigsten Tastenkombinationen finden Sie bei Microsoft.  

Effizienter arbeiten mit Outlook

  • Outlook
  • Benachrichtigung
  • Benachrichtigung
  • Ansicht ändern

...oder eigene erstellen

Für die meisten Befehle ist es möglich, einen eigenen Shortcut (Tastenkombination) zuzuordnen. Dies empfiehlt sich besonders für Aktionen, die man oft ausführen muss, die aber nicht in der Standard-Sammlung von Word vorhanden sind. Unter «Datei» -> «Optionen» -> «Menüband anpassen» klickt man auf «Anpassen», danach lässt sich die gewünschte Aktion aus den «Kategorien» und «Befehlen» auswählen.

Falls bereits ein Shortcut gespeichert ist, wird dies unter «Aktuelle Tasten» angezeigt, falls dieses Feld leer ist, kann man unter «Neue Tastenkombination» einen eigenen Shortcut eingeben.  

In Echtzeit am gleichen Dokument zusammenarbeiten

Arbeiten mehrere Personen an einem Dokument, lässt sich verhindern, dass ohne Wissen der einen Person neue Versionen von anderen Benutzern gespeichert werden. Die Änderungen von anderen Benutzern sind noch während der Eingabe für die anderen Benutzer sichtbar, wenn man Word also Online-Version in der Cloud benutzt. Ebenfalls neu ist die Suchfunktion «Was möchten Sie tun?», um bestimmte Funktionen schneller zu finden.  

Windows 10: Microsoft beendet Update-Zwang

  • Update
  • Snooze Button
  • Schedule
  • Creators Update

Menüband verkleinern

Das Menüband am oberen Bildrand von Word bietet zwar alle wichtigen Funktionen auf einen Blick, doch manchmal stört die weit in den Bildschirm hineinragende Funktionsleiste. In diesem Fall lässt sich das Band reduzieren: Klickt man irgendwo in eine leere Fläche im Menüband auf die rechte Maustaste, erscheint ein Dialog. Dort drückt man die Funktion «Menüband reduzieren». An derselben Stelle lässt sich auch das «Menüband anpassen».  

Automatische Silbentrennung

Standardmässig ist die Silbentrennung in Word-Texten nicht aktiviert. Möchte man dies für alle seine neuen Dokumente einrichten, geht man unter «Layout» -> «Silbentrennung» und wählt mit der Maus «Automatisch».  

Wasserzeichen einfügen

Um eigene Word-Dokumente zu kennzeichnen oder zu schützen, können sie mit sogenannten Wasserzeichen versehen werden. Diese werden dem Text dezent unterlegt und können etwa die Begriffe «Vertraulich», «Nicht kopieren» «eilt» oder ähnliche Beschreibungen beinhalten. Es können auch eigene Begriffe und sogar Fotos als Wasserzeichen verwendet werden.

Die Einstellungen für die Wasserzeichen findet man unter «Entwurf» -> «Wasserzeichen» – und je nachdem, ob man eigene Wasserzeichen entwerfen will, findet man die Einstellungsmöglichkeiten unter «Benutzerdefiniertes Wasserzeichen».  

Fehlende Funktionen in Windows 10 ergänzen

  • Windows 10
  • Windows 7
  • Windows Media Center
  • VLC

Doppelte Leerzeichen finden und entfernen

Befinden sich zwischen zwei Wörtern statt eines Leerzeichens deren zwei, muss man eines löschen. Doch dummerweise sind die zu grossen Abstände auf dem Bildschirm nicht immer einfach zu entdecken.

Damit diese doppelten Leerzeichen vom Korrekturprogramm gefunden werden, lassen sich die Word-Einstellungen entsprechend anpassen. Dazu geht man unter «Datei» -> «Optionen» -> «Dokumentenprüfung» zu «Bei der Rechtschreib- und Grammatikkorrektur in Word» und weiter auf «Einstellungen». Dort lässt sich unter «Grammatik» «Leerzeichen zwischen Wörtern» anwählen.

Weitere nützliche Word-Tipps finden Sie hier.

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