22.12.2017 - 15:07

Weniger Stress mit Mails: Die besten Tipps für Outlook

Felix Raymann/Andreas Heer
 

2 Bewertungen


Schneller die E-Mails abarbeiten: Mit diesen Tipps wird die Bedienung von Microsoft Outlook noch einfacher und erleichtert die Arbeit.

Bluewin App: Neu mit E-Mail

E-Mail & News: Die ganze Welt von Bluewin gibt's jetzt für unterwegs.

Ob geschäftlich oder privat: Microsoft Outlook ist für viele PC-Benutzer das Standardprogramm für E-Mails, Termine und Kontakte. Outlook ist sehr umfassend und ein mächtiges Tool mit vielen verschiedenen Funktionen. Da kann man schon mal den Überblick verlieren. Folgende Tipps und Tricks und weitere in der Bildergalerie helfen, das Programm effizient zu nutzen:

1. Benachrichtigungen individuell einstellen

Die Pop-up-Meldungen, die jedes Mal melden, dass ein neues E-Mail angekommen ist, können praktisch sein. Doch wer viele Nachrichten erhält, wird dadurch regelmässig in seinem Arbeitsfluss gestört. Oft sorgt nämlich die Neugier dafür, dass man seine aktuelle Tätigkeit wegen unwichtiger Mails, Aufgabenanfragen oder gar Spam unterbricht und in den Posteingang kontrolliert.

Um diese Benachrichtigungsflut einzudämmen, deaktiviert man die Desktopbenachrichtigungen, die standardmässig aktiviert sind. So geht es: Unter «Datei» -> «Optionen» -> «E-Mail» -> «Nachrichteneingang» das Kästchen bei «Desktopbenachrichtigungen anzeigen» entfernen.

Der richtige Umgang mit App-Berechtigungen

  • App Berechtigungen
  • Taschenlampen-App
  • App Berechtigungen
  • TU Braunschweig

2. Schneller Mails checken

Um zu verhindern, dass bei der morgendlichen Durchsicht der Mails ungelesene Nachrichten vom Vorabend durch die Lappen gehen, kann man diese Mails deutlicher als «nicht gelesen» hervorheben.

Die Ansicht lässt sich unter «Ansicht» -> «Ansichtseinstellungen -> «Bedingte Formatierung» die Option «Ungelesene Nachrichten» aktivieren. Danach können Schriftgrösse, Schriftart und Farbe ausgewählt werden, für die diese Bedingung zutrifft.  

3. Zeit sparen mit QuickSteps

Mit der Funktion QuickSteps können mehrere Schritte für eine Aufgabe mit nur einem Klick ausgeführt werden. Dies eignet sich vor allem für eingehende Mails, die in immer wieder gleicher Form im Postfach ankommen und stets auf dieselbe Weise bearbeitet werden müssen. Sollen beispielsweise die Mails vom Absender xy immer in einem bestimmten Ordner abgelegt oder an einen bestimmten Kontakt weitergeleitet werden, lässt sich dies mit QuckSteps programmieren.

Die Funktion findet sich unter «Start»-> «QuickStep» -> «neu erstellen». Dort gibt man einen Namen für die neue Funktion ein und definiert die Aufgabe, beispielsweise «In Ordner verschieben». 

Fünf OneNote-Tipps auf die Schnelle

  • OneNote
  • OneNote
  • OneNote Android
  • OneNote iOS

4. E-Mail-Absender in Kontakt umwandeln

Kommt ein E-Mail von einem Absender an, dessen Kontaktdaten noch nicht im Adressbuch gespeichert sind, kann man auf einfache Weise einen neuen Adressbucheintrag erstellen. Anstatt die Daten zu kopieren, ins Adressbuch zu wechseln und dort die Daten einzutragen oder gar von Hand einzutippen, macht man Folgendes: Mit der rechten Maustaste auf den Namen des Absenders klicken und «Zu Outlook Kontakten hinzufügen» wählen. Danach braucht man im neu geöffneten Adressbuch-Fenster nur noch allenfalls fehlende Angaben einzutragen.  

5. Posteingang ohne CC-Mails

Viele Mails, die man als CC-Empfänger (Carbon copy) erhält, enthalten keine relevanten Informationen, sodass man sie getrost vorerst aus dem Posteingang räumen kann. Wer sich also durch die indirekten Mails im Posteingang gestört fühlt, kann diese durch eine einfache Regel automatisch in einen eigenen Ordner verschieben lassen.

Unter «Regeln» -> «Regeln und Benachrichtigungen verwalten» lässt sich eine Regel einrichten, die die Bedingung hat, dass Mails, «die meinen Namen im Feld Cc enthält», automatisch in einem neu erstellten Ordner ablegt. Es besteht allerdings die Gefahr, dass dort wichtige Mails landen, die in Vergessenheit geraten.

6. Automatische Rechtschreibprüfung aktivieren

Mails mit Rechtschreibfehlern und Vertippern können peinlich sein. Deshalb ist es ratsam, die Korrektur automatisch bei jedem E-Mail zu aktivieren. Unter «Datei» -> «Optionen» -> «E-Mail» lässt sich dies mit der Option «immer Rechtschreibprüfung vor dem Senden» einstellen.  

7. Mit Regeln die Mailflut bändigen

Gegen die Flut an täglichen E-Mails kann man sich nicht wehren. Aber immerhin bietet  Outlook die Möglichkeit, den unaufhörlichen Mailfluss zu bändigen. Die Regeln des Programms ermöglichen es, eingehende Post zu kanalisieren und Wichtiges von weniger Wichtigem zu trennen.

So können Sie beispielsweise reine Info-Mails von wichtigen Aufgaben trennen, indem Sie die Post automatisch in Unterordnern ablegen. Sämtliche Regeln für eingehende Nachrichten finden Sie in Outlook 2013 und 2016 unter «Datei» -> «Informationen» und dem Button «Regeln und Benachrichtigungen verwalten». Zum selben Dialogfeld gelangen Sie, wenn Sie im Menüband «Start» den Eintrag «Regeln» aus dem Abschnitt «Verschieben» auswählen. Tipps, was für Regeln Sie einrichten können, liefert dieser Artikel.

Die besten Tipps für Windows 10-Einsteiger

  • Windows 10
  • Updates
  • Task-Manager
  • Look

8. Immer die Übersicht behalten

Microsoft Outlook ist so mächtig wie unübersichtlich. Die umfangreichen Funktionen für E-Mail, Terminplanung und Aufgabenverwaltung machen die Software zwar zur Drehscheibe des Arbeitstags. Doch ein effizienter Umgang mit Outlook erschliesst sich nicht auf den ersten Blick.

Daher sollten Sie Outlook an Ihre eigenen Bedürfnissen anpassen, damit für Sie wichtige E-Mails und Termine schnell zu erfassen sind. Diese Tipps helfen Ihnen, die Übersicht zu gewinnen und Routineaufgaben zu automatisieren.  

9. Aufgaben im Griff haben

Ein typisches Ereignis auf Bürobildschirmen: Ein Mail landet im Posteingang mit einer Aufgabe (Spesen abrechnen oder Offerte erstellen). Wir beschliessen, den Task in der To-do-Liste für später festzuhalten.

Hierzu können Sie das Mail im Posteingang als Aufgabenelement kennzeichnen, wodurch es im «Aufgaben»-Fenster in der Aufgabenliste erscheint. Wenn Sie das Mail aber löschen, ist auch die Aufgabe weg. Um Post zu einer Aufgabe zu konvertieren, ziehen Sie das Mail entweder auf das Aufgaben-Symbol in der unten linken Ecke des Mail-Fensters von Outlook oder klicken mit der rechten Maustaste aufs Mail und wählen «Verschieben > Aufgaben» im Kontextmenü.

Dadurch erstellt Outlook eine Aufgabe mit eingebundenem ursprünglichen Mail. Die Originalnachricht wird in den Ordner «Gelöschte Objekte» verschoben. Wie Sie diese Aufgabe dann im Kalender sehen oder mit OneNote-Notizen verknüpfen können, zeigen wir in diesem Artikel.

Hinweis: Noch viel mehr nützliche Outlook-Tipps finden Sie übrigens im Swisscom KMU-Magazin.

Weitere Artikel

Anzeige
Bitte aktivieren Sie Javascript für die beste Browserfunktionalität