Digitaler Frühlingsputz So schaffst du Ordnung in Outlook und hältst es sauber

So schmutzig zum Winter-Ende die Fenster der Wohnung sind, so voll sind die digitalen Postfächer. Zeit zum Aufräumen und sauber machen. Wir zeigen dir die effizientesten Methoden für Outlook.

Martin Abgottspon

23.03.2025, 00:00

Martin Abgottspon

Es beginnt oft harmlos. Der Computer ist hochgefahren, die erste Tasse Kaffee dampft auf dem Schreibtisch – dann der Klick auf das E-Mail-Programm. Plötzlich öffnen sich dutzende ungelesene Nachrichten, zwischen alten Anfragen, halbfertigen Antworten und vergessenen To-Dos. Was als schneller Blick in den Posteingang gedacht war, verwandelt sich in eine Überforderungsspirale.

Digitaler FrühlingsputzSo räumst du deinen Gmail-Posteingang richtig auf

Tatsächlich empfinden viele Berufstätige ihre E-Mail-Flut als belastend. Ein unstrukturierter Posteingang beeinträchtigt nicht nur die Produktivität, sondern auch das Wohlbefinden. Doch mit einem einfachen System lässt sich das Chaos bändigen.

Wenn man hoffnungslos überfordert ist, hilft es, erst mal grossflächig zu räumen. In der Regel lassen sich beispielsweise sehr alte Mails bedenklos löschen oder archivieren. Dafür nutzt du am einfachsten die von Outlook angebotene Postfachbereinigung. Gehe dazu in deinem Mailfach oben links auf Datei und dann unter Postfacheinstellungen auf Tools.

Hier kannst du nun mit wenigen Klicks Elemente rausfiltern die älter als beispielsweise drei Monate sind. Alternativ kannst du dir auch Mails mit grossen Anhängen anzeigen lassen. Das ist vor allem dann nütztlich, wenn dein Mailfach auch datenmässig langsam an den Anschlag kommt.

Ist das Gröbste mal beseitigt geht es mit dem Feinschliff weiter. Viele Nutzer öffnen E-Mails mehrfach, ohne sie zu bearbeiten. Das kostet Zeit und sorgt für mentale Belastung. Experten raten daher zu einer konsequenten Fünf-Schritte-Methode:

Es gibt noch einen kleinen Trick bei längeren Konversationen, die teils etwas Chaos verursachen, weil sich nur einzelne Mails daraus löschen oder verschieben lassen. Um das zu vermeiden, kannst du rechts auf den Papierkorb klicken und dort «Unterhaltung aufräumen» auswählen. Bei der neusten Outlook-Version ist diese Option allerdings nicht mehr verfügbar.

Viele E-Mails enthalten konkrete To-Dos – doch diese bleiben oft im Posteingang hängen und werden übersehen. Outlook-Nutzer können solche Mails einfach per Drag & Drop in die Aufgabenliste ziehen und mit einer Deadline versehen. Der grosse Vorteil: Man sieht auf einen Blick, welche Aufgaben offen sind, ohne den Posteingang durchforsten zu müssen.