Enterprise Search: Treffgenaue Datensuche im firmeneigenen Intranet

1.3.2018 - 16:07, Hansjörg Honegger

Bis zu 20 Prozent ihrer Arbeitszeit verbringen Mitarbeiter mit der Suche nach Informationen oder Dokumenten im Firmen-Intranet. Eine neue Lösung von Swisscom will das Finden dieses Contents jetzt massiv schneller machen.
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2018 verschwindet Googles Search Appliance vom Markt. Firmenkunden wären gezwungen, firmeninterne Daten über die Google-Cloud zu suchen. Gerade rechtzeitig kommt nun eine rein schweizerische Lösung dafür.

Firmendaten sind das neue Erdöl. Dieses scheinbare Versprechen von Big-Data-Gurus impliziert aber auch die eigentliche Problematik: Daten sind, wie alle Rohstoffe, nicht einfach zu heben. Da ist einerseits die schiere Menge – sie verdoppelt sich alle zwei Jahre. Andererseits sind die meisten Daten nicht zentral gelagert, sondern unstrukturiert auf den verschiedensten Datenträgern abgelegt: Der eigenen Festplatte, der Mailbox, einem Cloud-Speicher oder einer gemeinsamen Ablage wie Microsoft SharePoint. Und als ob das nicht genug wäre, sind die Daten auch noch in den unterschiedlichsten Dateiformaten gespeichert.

Unbefriedigende Lösungsansätze

Entsprechend vielschichtig sind die Ansätze, die zur Auswertung und Suche der Daten herangezogen werden. Oft genug sind es schlicht die Mitarbeitenden, die sich auf eigene Faust auf die Suche nach Informationen – oder besser, der Nadel im Heuhaufen – machen. Ein teurer Spass: Mitarbeiter verbringen bis zu 20 Prozent ihrer Arbeitszeit mit der oft erfolglosen Suche nach Informationen.

Viele Unternehmen haben das Problem erkannt und versuchen gegenzusteuern. Manche setzen auf umfassende Dokumentenmanagementsysteme, die jedoch viel Organisationsaufwand und Disziplin bei der Erstellung von Dokumenten verlangen. Andere setzen auf bestehende zentrale oder dezentrale Suchlösungen. Viele dieser Angebote werden jedoch mangels Benutzerfreundlichkeit oder wegen Restriktionen von Mitarbeitern nicht genutzt. Denn jede Suche wird unwillkürlich am grossen Vorbild gemessen: Geht es so einfach, schnell und treffsicher wie mit Google?

Das Aus für «Google Search Appliance»

Tatsächlich bietet der Suchmaschinen-Riese mit der «Google Search Appliance» seit 2009 eine Lösung für Unternehmensdaten. Der grosse Vorteil: Dank der Appliance bleiben die Daten im Betrieb, Google hat keinen Zugriff. Doch der US-Konzern hat seine Strategie angepasst und vertreibt diese Lösung bereits seit 2017 nicht mehr, bestehende Lizenzen laufen ab 2018 aus.

Googles neuer Lösungsansatz: Enterprise Search soll künftig über die Google-Cloud laufen.

Die Schweizer Alternative

Gerade rechtzeitig auf das Ende der Google-Lösung bietet Swisscom gemeinsam mit dem Thurgauer Suchmaschinen-Spezialisten Hulbee AG jetzt einen vollwertigen Ersatz: «Enterprise Search» ist eine rein schweizerische Softwarelösung, die entweder in der eigenen IT-Systemlandschaft betrieben werden kann oder alternativ innerhalb der Swisscom Cloud.

Die Vorteile der «Enterprise Search» liegen auf der Hand:

  • Mitarbeiter können über die zentrale und intuitiv bedienbare Lösung aus einem beliebigen Browser heraus relevante Inhalte auf den gängigen internen und externen Dateiablagen finden.
  • Semantische Suche, die aktiv Mitarbeitern beim Finden der richtigen Informationen hilft.
  • Es werden extrem viele Dateiformate via Volltextsuche durchsucht: E-Mails, Dokumente, Archivformate, Hypertextdateien, Source Code, Bilder usw.
  • Textinhalte werden - auf Wunsch - automatisch zusammengefasst, so können Benutzer schneller über die Relevanz von Dokumenten entscheiden.
  • Bei Bedarf kann die Suche auch auf das Internet und Intranet ausgeweitet werden.
  • Die Dateimenge ist nicht limitiert und skaliert dementsprechend mit den steigenden Anforderungen der Unternehmen
  • «Enterprise Search» sucht in allen Sprachen der Welt
  • Die Lösung lässt sich beliebig an die eigenen Bedürfnisse anpassen, denn Enterprise Search lässt sich mittels API in andere Systeme integrieren
  • Der Zugriff auf die Daten kann genau geregelt werden. Administratoren behalten die Kontrolle über Zugriffe mittels eines durch Active Directory gesteuerten User Managements.

Bald bei Swisscom: 5G, das neue Super-Netz

Hinweis: Bluewin ist eine Marke der Swisscom (Schweiz) AG. Die Bluewin-Redaktion berichtet regelmässig über neue Produkte und Dienstleistungen von Swisscom.

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