Archivi digitali AFS: offerta online vittima del suo successo

L'Archivio federale svizzero è stato colto impreparato: la sua offerta digitale gratuita sta raccogliendo un successo folgorante. A tal punto che i collaboratori sono in difficoltà e i clienti devono attendere fino a 7 settimane prima di poter consultare i documenti.

Nella sua newsletter dell'agosto 2019, l'Archivio federale aveva annunciato che stava cercando utenti-pilota per testare la sua nuova offerta online. Storici, ma anche semplici cittadini, erano invitati a ordinare documenti digitali, che sarebbero poi stati forniti nell'arco di due giorni così da risparmiare loro un viaggio alla sede dell'AFS di Berna.

Ma la promessa sulla rapidità degli invii non ha potuto essere mantenuta. Stando a ricerche di Keystone-ATS, gli utenti-pilota devono armarsi di pazienza e attendere a volte fino a sette settimane prima di ricevere i documenti ordinati.

Tre settimane dopo il lancio del progetto, sono stati informati che il forte interesse suscitato dalla nuova offerta ha creato «grossi ritardi». «Pochi giorni dopo l'annuncio, già 300 persone si erano fatte avanti» presso l'AFS, si indica a Berna.

Stima errata

L'istituto aveva calcolato molti meno utenti-pilota, ha spiegato il responsabile della comunicazione presso l'Archivio federale, Simon Meyer. «C'è stata una stima errata», ha ammesso.

Fino a nove collaboratori, di cui due terzi esterni, lavorano attualmente ogni giorno per contenere il flusso di richieste. «Grazie a un miglioramento dei processi lavorativi, stiamo digitalizzando più dossier rispetto alla fase iniziale», ha aggiunto Simon Meyer.

È tuttavia stato introdotto un limite alle ordinazioni. Gli utenti saranno informati nei prossimi giorni del tempo necessario per ricevere un documento.