Segreti custoditi Tanto ossigeno quanto sul Monte Bianco, per una montagna... di carta!
Mentre è in corso la transizione al digitale, la carta è lungi dall'essere scomparsa dalle nostre vite. La conservazione degli archivi è un'attività a sé stante, che richiede condizioni iper-sicure. Reportage da Ginevra.
Il robot gestisce in modo intelligente uno stock di 500.000 scatole su circa 14.400 palette, stoccate in uno spazio alto 25 metri.
Immagine: VP
François Chesneau (a sinistra) e René Gonthier posano nella stanza destinata alla digitalizzazione dei documenti.
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Il livello di ossigeno nel locale in cui sono conservati gli archivi non deve superare il 13,8%. La temperatura rimane stabile a 16°C.
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I compressori, a turno, iniettano azoto nella sala di conservazione, consentendo di abbassare il livello di ossigeno.
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Vista dell'edificio di Ginevra dall'esterno. I locali sono sotto stretta sorveglianza.
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Il robot gestisce in modo intelligente uno stock di 500.000 scatole su circa 14.400 palette, stoccate in uno spazio alto 25 metri.
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François Chesneau (a sinistra) e René Gonthier posano nella stanza destinata alla digitalizzazione dei documenti.
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Il livello di ossigeno nel locale in cui sono conservati gli archivi non deve superare il 13,8%. La temperatura rimane stabile a 16°C.
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I compressori, a turno, iniettano azoto nella sala di conservazione, consentendo di abbassare il livello di ossigeno.
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Vista dell'edificio di Ginevra dall'esterno. I locali sono sotto stretta sorveglianza.
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Devi aspettare davanti alla porta. All'interno, il gigantesco robot alto 25 metri è ancora impegnato a spostare le palette. Servono un codice e una chiave speciale per entrare nella sala, dove il livello di ossigeno è al massimo del 13,8%, simile a quello sulla vetta del Monte Bianco, a 4.808 metri sul livello del mare.
Tuttavia, non è necessaria nessuna salita per arrivare fin qui. Siamo a Ginevra, più precisamente a Satigny, in uno dei magazzini dell'azienda Iron Mountain, dove non meno di 500.000 scatole sono conservate, etichettate, classificate e riordinate da un robot intelligente, su circa 14.400 palette. I locali forniscono 69.000 metri cubi di spazio di archiviazione.
Nelle caselle ci sono gli archivi di diverse aziende, come compagnie assicurative, fiduciarie, studi legali o banche. E se l'ossigeno viene ridotto è perché la misura serve a prevenire un incendio. Un evento del genere si rivelerebbe catastrofico per i clienti, alcuni dei quali sono tenuti per legge a conservare i propri registri per periodi fino a 100 anni.
Per mantenere un basso livello di ossigeno, due compressori si alternano per iniettare continuamente azoto nella sala. In caso di guasto scatta immediatamente l'allarme e arriva un camion per prendere il posto dei compressori.
Transizione digitale, davvero?
Ma perché mantenere la carta nell'era della transizione digitale? La risposta è pragmatica: «È semplicemente più economico», osserva il direttore commerciale René Gonthier. «Certo, è possibile digitalizzare i documenti, ma se si tratta solo di preservarli non ha senso. Sta al cliente sapere che uso vuole farne», aggiunge.
Per illustrare la differenza di costi, il responsabile delle operazioni di Iron Mountain in Svizzera, François Chesneau, indica: «Se abbiamo 10.000 scatole di archivi, ci vorranno circa dieci giorni per organizzare il loro stoccaggio. Ma ci vorrà un anno per digitalizzare tutto!».
Tutto è iniziato con una coltivazione di funghi
La storia di Iron Mountain inizia negli Stati Uniti nel 1936, quando un certo Herman Knaust acquistò una miniera in disuso per la sua coltivazione di funghi. Negli anni '50 trasformò la sua fattoria di funghi in un magazzino per documenti commerciali. Nel corso dei decenni, l'azienda si è espansa negli Stati Uniti, quindi in 58 paesi in tutto il mondo. Fondata in Svizzera dal 2006, l'azienda ha aperto diversi centri di archiviazione, in particolare a Basilea, Winterthur, Berna, Losanna e Dulliken. Inaugurato nel 2017, quello di Ginevra è il più moderno.
Tuttavia, in alcuni casi, come la condivisione di un patrimonio con il maggior numero possibile di persone, la digitalizzazione dei documenti può rivelarsi utile.
Una vera fortezza
Cancello in ferro, accesso tramite impronte digitali, sorveglianza permanente e contatto diretto con i pompieri in caso di allarme, il centro archivi di Ginevra è una vera e propria fortezza. Le scatole sono anonime. Sono semplicemente etichettate con codici a barre, quindi nessuno, nemmeno i dipendenti, sa dove trovare un documento specifico.
«Quando uno dei nostri clienti ci chiede di fornirgli un archivio, non ci dice mai di cosa si tratta, menziona il numero del codice a barre», precisa Chesneau. Solo il robot sa dove è conservata la relativa scatola. Va quindi a ritirarlo in sala, poi il pacco verrà consegnato al cliente».
In un momento in cui gli hacker sono in aumento, l'azienda afferma che il suo sistema informatico è sicuro, poiché non sono presenti dati personali. «Riservatezza e sicurezza sono le parole chiave dell'azienda», riassume Gonthier.
Nonostante tutto, secondo questi esperti del settore il business dell'archiviazione potrebbe declinare nei prossimi dieci anni. Ma le diversificazioni sono possibili e sono già in corso. Oggi Iron Mountain offre una gamma di soluzioni digitali per la gestione delle informazioni globali, tra cui una piattaforma di servizi di contenuti cloud intelligenti, soluzioni di archiviazione digitale e automazione del flusso di lavoro, nonché servizi di scansione specializzati.
Non lontano da lì, a Meyrin, l'azienda conserva, ad esempio, ogni genere di opere d'arte, collaborando tanto con musei quanto con collezionisti privati.