Le strategie giuste Come avere finalmente una scrivania in ordine
Una scrivania ordinata al posto di un caos creativo: la postazione di lavoro non sfugge alla moda del riordino e del decluttering. Fino a che punto bisogna riordinare? E come mantenere ordinata la scrivania sul lungo periodo?
Grandi cassetti suddivisi in piccoli spazi, indumenti piegati in piccoli pacchetti e meticolosamente suddivisi per colore: è da questo che si riconosce un fan della regina del riordino Marie Kondo.
In tema di riordino uno dei punti centrali del metodo Konmari è la domanda «Does it spark joy?» («Mi procura gioia?»). Ciò che non procura gioia può essere eliminato. Con il suo libro «Gioia sul lavoro: organizza la tua vita professionale», che l’autrice giapponese ha scritto quest’anno in collaborazione con Scott Sonenshein, professore di psicologia organizzativa, il principio di base si applica anche in ufficio.
L’essenziale è mettere in ordine
Come a casa, Marie Kondo consiglia di riordinare la scrivania occupandosi prima dei libri, poi dei documenti e infine dei «komono » (oggetti vari). Alla fine, l’obiettivo è quello di soffermarsi su quelli che possiedono una carica emotiva.
Marie Kondo organizza, per esempio, i documenti secondo una regola fondamentale: bisogna «smistare tutto». Quello che resta è suddiviso in categorie fino all’ultimo foglio e, idealmente, sistemato in verticale in un raccoglitore o in cartelle. Uno scomparto va riservato alle cose da trattare nella giornata di lavoro in questione.
Jürgen Kurz, esperto di efficienza, ritiene che questo metodo funzioni bene nella sfera privata, per esempio con l’abbigliamento. Tuttavia l’autore del libro «Für immer aufgeräumt» pensa che al lavoro non sia così facile individuare ciò che procura davvero gioia.
L’esperto segue un suo approccio in tema di riordino. «Tutti hanno i propri spazi in ordine – e lo sono sempre», spiega Jürgen Kurz per esporre le basi del suo principio dell’organizzazione.
L’esempio del cassetto delle posate
L’esempio migliore è probabilmente il cassetto delle posate della cucina, prosegue l’esperto: grazie ai vari scomparti, tutti gli utensili hanno il loro spazio e vengono sempre rimessi a posto. «Se tutte le cose hanno un loro posto, allora niente può restare in disordine».
Se si applica questo principio alla scrivania, sorge una domanda: cosa ha davvero bisogno di un suo spazio? Secondo Jürgen Kurz, ogni postazione di lavoro si compone di sette zone.
Una postazione di lavoro suddivisa in sette zone
- Per la posta in arrivo, è possibile predisporre un contenitore sulla scrivania. In questo modo, tutti gli elementi in arrivo non finiscono sparsi ovunque.
- Per quanto riguarda le informazioni importanti, come gli elenchi telefonici, le basi della contabilità o la suddivisione dei compiti, secondo Jürgen Kurz, la cosa migliore è conservarli in un portadocumenti o un classificatore.
- Per i progetti in corso, l’esperto consiglia di usare una cartella riutilizzabile con 31 scomparti, in modo da associarla a un calendario: tutti i documenti e tutte le informazioni riguardanti un progetto sono legati a una data di scadenza.
- I progetti di gruppo possono essere trattati nello stesso modo. Tutti i colleghi coinvolti possono accedere contemporaneamente al dossier del progetto.
- La documentazione che si desidera leggere in un certo momento, come le riviste, va impilata a parte.
- Una volta che la pila è arrivata ad una certa altezza, gli ultimi dieci numeri vanno buttati.
- La cancelleria, come penne, spillatrici, o i post-it devono avere un posto fisso, o dentro un cassetto o in una scatola sulla scrivania.
- La lista delle cose da fare e il calendario possono essere sistemati sulla scrivania.
Ma cosa ci si guadagna ad avere una scrivania impeccabile? «Il detto ‘Il genio domina il caos’ è semplicemente falso», sostiene Ghita Giede, coach di organizzazione e riordino. Se il riordino e l’organizzazione richiedono molto lavoro ed esigono un impegno quotidiano, questo permette poi di non perdere tempo nella ricerca di oggetti, afferma la coach.
Una scrivania ordinata
Ghita Giede consiglia a tutti di diventare amanti di una scrivania ordinata. Sul proprio tavolo devono esserci solo le cose più importanti, come il mouse, la tastiera, il telefono, una penna e bigliettini promemoria. Per la cernita, la coach consiglia di usare quattro scatole: la prima per quello che si vuole regalare, la seconda per ciò che si vuole tenere, la terza per le cose su cui si è ancora indecisi e la quarta per ciò di cui ci si vuole sbarazzare.
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