Bundesarchiv Bundesarchiv wird überrannt mit Anfragen

Damit hat das Bundesarchiv nicht gerechnet: Ihr Angebot, Dossiers kostenlos zu digitalisieren, wird rege genutzt. Die Mitarbeiter sind am Anschlag – und die Kunden warten seit über sieben Wochen auf ihre Bestellungen.

Das Bundesarchiv in Bern ist älter als die Bundesverfassung (1848). Bereits 1798 beschlossen die Räte der Helvetischen Republik (1798-1803) ein Nationalarchiv zu gründen. Heute befindet sich das imposante Hauptgebäude am Ende der Archivstrasse. Ein kleiner Park und ein mit Steinen gepflasterter Weg bringen die Besucher in alte Zeiten zurück.

In den vergangenen 220 Jahren, die seit der Gründung verstrichen sind, wurden so viele Dokumente aufgenommen, dass sie aneinandergereiht eine Länge von über 66 Kilometer ergeben würden. Und jedes Jahr wächst der Bestand um mehr als einen weiteren Kilometer.

Starker Anstieg bei digitalen Dossiers

Der Unterhalt hat seinen Preis. 2018 belief sich der finanzielle Aufwand des Bundesarchivs auf 19,2 Millionen Franken. Letztes Jahr zählten die Lesesäle 1’007 Besucher (2017: 1’510). Stark angestiegen sind digital ausgelieferte Archiveinheiten. Zwischen 2014 und 2018 haben sich die Anfragen auf 3’432 Dossiers verdreifacht.

Das Bundesarchiv plant nun, die Zahl der digitalen Archiveinheiten nochmals zu erhöhen. Neu soll man auch bequem von zu Hause aus Digitalisierungsaufträge bestellen können. Und das alles kostenlos.

In seinem Newsletter von August 2019 wandte sich das Archiv direkt an seine Benutzer: «Wir suchen Pilot-Userinnen und Pilot-User, die den Online-Zugang in den kommenden Monaten auf Herz und Nieren prüfen.» Zum Zielpublikum zählen Historiker, aber auch Laien.

Sie sollen neu Unterlagen bestellen können, die die Mitarbeiter des Bundesarchivs einscannen und per E-Mail zuschicken. Dadurch entfällt die zeitaufwendige Anreise nach Bern.

Bundesarchiv spricht von «Fehleinschätzung»

Und lange auf die Zustellung sollen die Benutzer zudem nicht warten müssen: Die Digitalisierung, schreibt das Bundesarchiv auf seiner Homepage, «dauert zwei Arbeitstage».

Nun zeigt sich, dass dieses Versprechen nicht einzuhalten ist. Gemäss Recherchen der Nachrichtenagentur Keystone-SDA warten Pilot-Nutzer bereits über sieben Wochen auf die Digitalisierung ihres bestellten Dokuments.

Drei Wochen nach der Lancierung des Pilotprojekts erhielten die Tester eine Nachricht aus Bern: «Wenige Tage nach unserem Aufruf haben sich bereits 300 Personen gemeldet.» Das grosse Interesse führe zu «grösseren Verzögerungen».

Das bringt die Planung des Archivs durcheinander. Man habe mit viel weniger Bestellungen pro Pilot-User gerechnet, sagte der Kommunikationsbeauftragte des Bundesarchivs, Simon Meyer: «Das war eine Fehleinschätzung.»

Bundesarchiv als Vorreiter

Nun versuchen täglich bis zu neun Mitarbeiter die Flut der Aufträge zu bewältigen. Zwei Drittel der Mitarbeiter sind externe Fachleute. «Dank Verbesserungen im Arbeitsprozess digitalisieren wir nun deutlich mehr Dossiers pro Tag als in der Anfangsphase», sagte Meyer. Trotzdem habe man nun eine Beschränkung für Bestellungen eingeführt.

Das Bundesarchiv sieht sich als Vorreiter in der Digitalisierung. «Unseres Wissens gibt es aktuell kein anderes Nationalarchiv, dass mit unserem Ansatz bereits so weit ist», sagte Simon Meyer. Das Bundesarchiv digitalisiere Dossiers «on-demand», also unabhängig davon, ob das Dossier analog oder digital im Archiv vorliegt.

Das Bundesamt will die Pilot-User in den nächsten Tagen darüber informieren, wie lange sie noch auf ihre Bestellungen warten müssen.