Neue Workflows Was Kollaborationstools im Büro bringen

An einem Projekt in einem Unternehmen wirken meist mehrere Arbeitskollegen mit. Um Arbeitsschritte aufzuteilen und die Kommunikation zu erleichtern, bieten Kollaborationstools Hilfe. Ohne Spielregeln geht es aber nicht.

Was vor einigen Jahren noch umständlich auf grossen Datenträgern per Post verschickt werden musste, ist heute in Sekundenschnelle am Ziel: Die Digitalisierung eröffnet neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit im Büro. Kollaborationstools helfen dabei, die Workflows zu koordinieren – insbesondere dann, wenn viele Mitarbeiter an einem Projekt beteiligt sind.

Manche Werkzeuge sind zu mächtig

Solche oft webbasierten Services haben einen grossen Vorteil, sagt Marcel Miller. Der Buchautor beschäftigt sich mit Büros im digitalen Zeitalter. «Man ist nicht mehr an einen Ort gebunden.» Mithilfe der Tools können zum Beispiel Besprechungen virtuell abgehalten. «Und auch externe Mitarbeiter können in alle Workflows einbezogen werden», erklärt der Experte. Egal, ob der an einem anderen Standort oder möglicherweise im Homeoffice sitzt. Das sei gerade in Zeiten von flexiblen Arbeitsmodellen wichtig.

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Es gibt eine Vielzahl an Tools, die derartige Zwecke erfüllen. Einige davon bieten zahlreiche Funktionen in einem Paket: Einzel- und Gruppenchats, Videokonferenzen, das Zuweisen von Aufgaben, Terminfindung, Diskussionen und vieles mehr. Was auf den ersten Blick gut klingt, kann sich jedoch als umständlich erweisen. «In der Regel braucht man bei diesen grossen Tools nicht alles und daher wird es schnell unübersichtlich und für Mitarbeiter schwerer, sich alle Funktionen anzueignen», sagt Sébastien Bonset vom Digitalmagazin «t3n». Er bevorzugt eher Teillösungen.

Etwa für wichtige Prozesse im Büroalltag: So kann sich beispielsweise der Einsatz von Services für Audio- und Videokonferenzen oder aber für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten lohnen. «Hierbei hat jeder Einzelne die Möglichkeit, individuell zu arbeiten. Grundsätzlich steigt durch dieses parallele Arbeiten die Geschwindigkeit und die Qualität. Alle im Unternehmen profitieren davon», erklärt Bonset.

Zuerst das Vorhandene prüfen

In den vergangenen Jahren haben sich auch Dienste wie etwa Slack, Skype for Business oder Microsoft Teams als Kollaborationstool in Unternehmen etabliert. Ein Vorteil: Für jedes Projekt oder Aufgabe können neue Kanäle erschaffen werden. «Das Gute: Auch ältere Nachrichten sind für jedes neue Mitglied eines Kanals lesbar», sagt Ali Mahlodji zum Beispiel über Slack. Er ist Keynote-Speaker und Autor des Buches «Work Report 2019».

Eine Regel von Marcel Miller lautet: Bevor eine neue Software zur Zusammenarbeit eingeführt wird, ist es wichtig, zu prüfen, was an Programmen bereits existiert. «Keep it simple» sei hier ein guter Grundsatz. Die Experten raten in der Regel zum digitalen Minimalismus. Denn auch die Digitalisierung könne zum Beispiel Suchzeiten im Büro nicht wesentlich verkürzen.

Es braucht klare Regeln

Umso wichtiger sei es, vor dem Start ein Konzept und Spielregeln für die Zusammenarbeit mit der Software festzulegen, rät Miller: Was machen wir über welchen Kanal? Wo legen wir Dateien ab? Was passiert mit Dateien, wenn ein Projekt zu Ende ist?

Bevor neue Programme im Büro installiert werden, findet ein Unternehmen am besten durch eine Befragung heraus, wo genau Bedarf besteht. Damit werden Beschäftigte aktiv und von Anfang an in den Einführungsprozess miteinbezogen. «Der Schwerpunkt in Schulungen sollte unbedingt darauf liegen, den Mitarbeitern den Mehrwert des Tools zu zeigen. Welche Prozesse erleichtert das Programm im täglichen Arbeiten?», erklärt Manfred Simon, Unternehmensberater und Geschäftsführer der Marketing-Agentur Background Performer.

«Ein Tool kann immer nur so viel leisten, wie der, der sich am schlechtesten damit auskennt», ergänzt Miller. Deshalb sei es entscheidend, alle Mitarbeiter zur neu eingeführten Software und zu den Funktionen zu schulen.

Flexibler ist besser

Das gewählte Online-Kollaborationstool verfügt dann idealerweise über Schlüsselfunktionen. Dazu gehört zum einen die Zusammenarbeit in Echtzeit, so dass jede Veränderung an einer Datei sofort sichtbar ist. Auch sollte die Möglichkeit bestehen, Daten leicht zu sichern. Damit ist es möglich, auf Projekte von vor einem Jahr ohne Probleme zuzugreifen, erklärt Mahlodji.

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Neben einer einfach zu bedienenden Benutzeroberfläche sollte das Werkzeug auch eine Benachrichtigungsfunktion haben, mit der einzelne Mitarbeiter gezielt angesprochen werden können. Gute Tools zeichnen sich zudem durch die Nutzbarkeit auf mehreren Endgeräten aus.

Allerdings kann ein Werkzeug die gemeinsame Beschäftigung auch verkomplizieren. Dann nämlich, wenn es zu häufig genutzt wird. «Anstatt zum Telefon zu greifen oder ein persönliches Gespräch zu suchen, wird noch ein Chat eröffnet», so Mahlodji.

Nicht übertreiben

Das Tool sollte also nur zum Einsatz kommen, wenn Mitarbeiter es wirklich brauchen. Ausserdem helfen klare Ansagen zur Kommunikation, um die Fortschritte in der Projektarbeit nicht zu behindern. Es hält eher auf, wenn Mitarbeiter zu jeder noch so kleinen Projektentwicklung eine Benachrichtigung erhalten. Daher sollte klar abgesteckt sein, wer über was informiert wird, empfiehlt Bonset.

Am Ende sollte ein Programm stehen, das allen die Arbeit erleichtert. Elementar ist, dass nicht eine Lösung für einzelne Bereiche geschaffen wird. Idealerweise verbindet die Software mehrere Arbeitsbereiche und kann übergreifend genutzt werden, so Simon.

Diese Tools gehören auf jeden USB-Stick

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Diese Tools gehören auf jeden USB-Stick

Mit diesen Tools kann man fremde Computer auf Viren überprüfen, eine Dia-Show veranstalten oder ganze Präsentationen erstellen.

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PortableApps.com bietet portable Versionen vieler Apps an. Dabei wird man durch den Prozess zur Installation einer App auf dem USB-Stick geleitet, wie hier beim Virenscanner ClamWin.

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Dieser läuft ohne Installation direkt vom USB-Stick und lädt dann die neusten Viren-Definitionen herunter.

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Damit kann man dann einen Virenscan des Rechners durchführen.

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Gingen Daten verloren, hilft die portable Version von Wise Data Recovery. An den Farben kann man erkennen, wie wahrscheinlich es ist, dass sich eine Datei wiederherstellen lässt.

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Für diesen Vorgang muss eine Datei nur ausgewählt, unten rechts auf Wiederherstellen geklickt und dann ein Speicherort ausgewählt werden.

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Beim Erkennen dubioser Software kann der Process Explorer von Microsoft helfen. Er listet alle aktiven Programme auf, inklusiver Unterprozesse und geöffneter Dateien.

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Mit Rechtsklick auf einen Prozess und der Auswahl von «Check VirusTotal» kann man überprüfen, ob gerade Malware aktiv ist.

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Mit XnviewMP kann man jedes vorstellbare Bildformat anschauen.

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Auch einfache Fotobearbeitung ist mit dem Programm möglich.

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Für Videos gibt es den VLC Player, der alle gängigen und nicht so gängigen Formate versteht.

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Eine komplette Office Suite bietet die portable Version von LibreOffice.

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Präsentationen, Tabellen und Texte lassen sich mit LibreOffice erstellen.

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