Unkontrollierter Einsatz KI-Verbot am Arbeitsplatz? Die Heimlichtuerei mit ChatGPT birgt Gefahren

Viele Angestellte nutzen ChatGPT und Co. heimlich bei der Arbeit. Das ist in vielen Fällen zwar effizienzsteigernd, birgt aber enorme Risiken vor allem beim Datenschutz. Ein Verbot von KI ist dennoch nicht die beste Lösung.

Martin Abgottspon

02.12.2025, 14:03

Martin Abgottspon

Der technologische Fortschritt dringt ungebremst in den Berufsalltag ein. Dokumente zusammenfassen, E-Mails formulieren oder komplexe Codeteile generieren – die Möglichkeiten künstlicher Intelligenz sind verlockend und produktivitätssteigernd. Doch genau diese einfache Verfügbarkeit wird für viele Unternehmen derzeit zur juristischen und operativen Belastungsprobe.

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Wie eine repräsentative Yougov-Befragung in Deutschland zeigt, nutzen 77 Prozent der Angestellten in Mint-Berufen KI-Tools ohne offizielle Genehmigung der Unternehmens-IT. Knapp ein Viertel dieser Nutzer greift sogar täglich auf diese Dienste zurück. Diese Zahlen belegen, dass die Anwendung von KI in vielen Betrieben bereits in den Bereich der sogenannten Schatten-IT abgewandert ist.

Eine tickende Zeitbombe

Der Begriff Schatten-IT beschreibt die Nutzung von Software oder Diensten im Unternehmensumfeld ohne das Wissen oder die Freigabe der zuständigen IT-Abteilung. Ein Phänomen, das sich von WhatsApp-Gruppen für den internen Dokumentenaustausch bis hin zur unautorisierten Verwendung cloudbasierter KI-Lösungen erstreckt. Mit dem Aufstieg generativer KI-Modelle hat dieses Problem eine neue, kritische Dimension erreicht.

Die Risiken sind vielfältig. Sie reichen von unvorhersehbaren Sicherheitslücken über mögliche Ineffizienzen und Produktivitätseinbussen bis hin zu gravierenden Datenschutzverstössen. Gerade bei Cloud-basierten KI-Diensten, deren Serverstandorte und Datenverarbeitungsprozesse oft ausserhalb der direkten Kontrolle liegen, manifestiert sich das grösste Problem.

Das Problem mit dem Datenschutz

Der Einsatz von ChatGPT, Claude oder ähnlichen Anwendungen unterliegt strengen datenschutzrechtlichen Vorgaben. Werden im Zuge der Nutzung personenbezogene Unternehmensdaten oder Kundendaten eingegeben, entsteht eine kritische Konfliktsituation mit der Datenschutz-Grundverordnung.

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Diese schreibt vor, dass Betroffene über eine Übermittlung ihrer Daten an Dritte transparent informiert werden müssen. Darüber hinaus ist im Vorfeld die Zulässigkeit dieser Übermittlung zu klären. Erfolgt die KI-Nutzung eigenmächtig und im Verborgenen durch einzelne Angestellte, wird es für Unternehmen nahezu unmöglich, diesen Informations- und Prüfpflichten nachzukommen. Eine Gewährleistung der Datensicherheit durch das Unternehmen ist in diesem Szenario faktisch ausgeschlossen.

Klare Leitplanken statt striktes Verbot

Angesichts dieser Risikolage fordern Experten eine dringende Reaktion der Unternehmensführung. Ohne klare Regelungen, ob und wie KI‐Anwendungen im Arbeitsalltag eingesetzt werden dürfen, besteht das Risiko, dass Beschäftigte KI‐Anwendungen eigenmächtig und unkontrolliert nutzen.

Die Datenschützer empfehlen deshalb explizit die Erteilung und Dokumentation klarer interner Weisungen. Diese müssen festlegen, unter welchen Voraussetzungen, zu welchen Zwecken und welche KI-Anwendungen eingesetzt werden dürfen. Zur Förderung der Akzeptanz und Verständlichkeit wird empfohlen, diese Regeln mit konkreten, nachvollziehbaren Beispielen zu veranschaulichen.

Darüber hinaus raten Datenschützer zum Abschluss einer Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat, um einen rechtssicheren und transparenten Rahmen zu schaffen. Schulungen und Gespräche dienen zusätzlich dem besseren Verständnis der firmeninternen Regularien.

Ein weiterer wichtiger Aspekt betrifft die Mitarbeiterdaten selbst. Um die Profilbildung von Angestellten durch KI-Anbieter zu verhindern, wird die Einrichtung von Unternehmenskonten für die Nutzung von KI-Diensten anstelle privater Accounts empfohlen.

Produktiver Fortschritt oder unkontrollierbares Risiko?

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Obwohl ein striktes, unternehmensweites Verbot von KI-Tools für manche Führungskräfte als der einfachste Ausweg erscheint, werfen die hohen Nutzungszahlen erhebliche Zweifel an dessen Durchsetzbarkeit auf. Zumal der gesteuerte und regelkonforme Einsatz von KI-Lösungen ein unbestreitbares Potenzial zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität birgt.

Ein pauschales Verbot ignoriert die Realität des technologischen Wandels und das Eigeninteresse der Belegschaft. Der weitaus strategischere und nachhaltigere Weg ist die proaktive Akzeptanz der Empfehlungen der Datenschutzkonferenz: Eindeutige, betriebsweit kommunizierte Regeln für den KI-Einsatz zu etablieren. 

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